使いやすい業務システム|Access(アクセス)・Excel(エクセル)での業務システムの開発ならFiveSpot

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使いやすい業務システム ~運用と保守~

業務システムは、作ったら終わりではなく、運用が始まったところからが、本当の始まり!

1. システムユーザーが、実際使い始めてからわかる要望

サンプル画面を提示し、十分な打合せを重ねながら作成しても、各職種や異なる立場のシステムユーザーにとって、完璧=100%満足が得られるシステムにはなりません。

実例)
  1. 実際の業務にそって、情報を入力してみたら、画面の入力項目並びがちょっと不便
  2. 画面の背景色や文字が見えにくい
  3. 溜めた情報を絞り込む際、画面上に設けられている検索条件が足りない
  4. 毎度同じように検索条件を入力しなければならないのが面倒
  5. 検索結果一覧・出力された集計表のソート順がみたいものと少しずれている
  6. ユーザーの立場により、集計結果など表示させたい項目を変えたい

★ 少しの改修で済ませられる細かな改善要望が発生するものです。

2. システム運用の問合せ

通常、システム開発会社作成による操作マニュアルは、業務に沿った運用マニュアルではないので、運用管理者によって運用マニュアルを作成しておくのが最善ですが、特に複雑な機能や多数の処理を必要としているシステムは、すべてを網羅することは難しいのです。

★ システム運用時の問合せ窓口がほしいこともあります。

上記のようなことに対応できるよう、保守期間を考えておくことが必要!

★ 保守期間を設けることで、システム制作者もお客様の業務フローへの理解をより深めることができます ⇒ 次への改善点に繋げられます!

何年もシステムを使い続けていくと...!

3. 市場変化に伴って業務フローが変わった

企業を取り巻く環境や社会情勢の変化とともに、必要となる情報項目も分析内容も変化していくものです。

実例)
  1. 転職サービスの会社
    転職希望者一人ひとりの転職要望について制度の高い案件検索が重要だった。

    ひとりの転職希望者が多数の会社・案件にエントリーするため、進捗状況をリアルタイムに把握でき、コンサルタントの提案力が図れる機能が必要となってきた。
  2. 写真貸出業務
    大量のポジ保管管理が必要だった。

    ポジは激減し、データのダウンロードがメインとなり、データの持ち方や管理方法を転換。
  3. 介護支援システム
    老人ホームの形態が、個室型からユニット型に変わり、利用者の管理方法が変わった。
  4. 日報管理システム
    日々入力している日報入力情報から、4半期ごとに自治体へ報告する集計データのカテゴリー分けが、変わった。

★ システムの機能追加または改修をするか、あるいは運用環境を含めシステムの構成を見直す必要があるのか、相談しながらすすめていくことが重要です。

4. 扱うデータ量が増えてシステムが重くなった

業務システムの運用期間が長くなれば、データ量も当然増えていきます。
データベースとして使用しているExcel(エクセル)やAccess(アクセス)ではシステムのレスポンスが遅くなって使い勝手が悪くなります。

実例)
  1. 7年間使い続けた物件管理システムのAccessデータベースファイルが破損してしまった
     ↓

    提案
    Lan環境内AccessDBファイル → AzureSQL(クラウド上のデータベース)へデータ移行
    結果
    何十秒もかかっていた情報検索が1秒前後で表示されるようになった
    データベースファイルが破損する心配もなくなり、多拠点での情報共有も可能になった。
  2. 同じシステムを運用している会社ごとに、データ量や運用人数が異なり、Accessデータベースでは運用しきれないパターンが発生してきた。
      ↓

    提案
    会社ごとに、必要に応じてSQLServerまたはAzureSQLへのデータ移行
    結果
    レスポンスのよいシステム運用が可能となり、業務効率化が図れた。
  3. 5年ほど4拠点にてそれぞれAccessデータベースにて運用していた業務理解度管理ツールが1拠点にてデータベースファイルが破損してしまった。
      ↓

    提案
    クラウド上にLinuxServerを立て、MySQLをインストールし、データ移行とシステム改修
    結果
    レスポンスが断然よくなり、データベース破損もなくなり、システムの共有度・信頼度が高まった。今後、更に他拠点でも移行を進める。
  4. 各部署ごとに膨大な法人・個人の顧客データをAccessデータベースにより保持しながら、必要な情報の登録・更新や検索を実施中
    その中で、新たな顧客、社内ユーザー用の小さなツールを作成することが決定

     ↓

    提案
    社内全体として、共通のデータベースをクラウド上のAzureへ移行し、各部署で必要な情報を活用できる仕組みづくりを提案中。

★ データ移行とそれに伴うシステム改修を、できるだけ少ない費用で改善していきます。

5. PC環境・既存アプリケーションの更新とシステムの動作保証

一から開発したシステムも、パソコンのOSやOffice関係ソフトのバージョンの動作保証範囲を、開発当初に決めています。
運用環境が変わっていくスピードも年々速く、それらの環境変化にどこまで対応していくかは、運用年数に関わる大事な要素です。
運用中のシステムが使えなくなって業務に大きな支障をきたしてしまわないよう、早めの準備が必要ですね。

実例)
  1. Access2003で開発していたシステムをAccess2007以上のアプリケーションへコンバージョン
    当時WindowsXP上で動作していたシステムをWindows7、8、8.1のAccess2007、2010、2013までの運用環境 動作保証を可能とした
  2. Windows7&Access2010のデータベースで運用中のシステムを、Windows10&Office2010での運用でも可能とした
  3. Windows7、8、8.1&Office2007、2010、2013、2016で運用していたシステムをWindows10でも運用可能とする改修作業中

★ 作ったきりでは業務の運用面に不具合が生じてくることもあるため、システム自体も業務の変化に応じて一緒に育てていきます。

運用中のシステムの課題で、日常業務がストップしてしまっては、死活問題!
そんな不利益が生じることのないように「業務システム」は、運用が始まってからがシステム熟成期!

2017年11月16日

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