制作業界（経理部門）｜お客様の声｜Access（アクセス）・Excel（エクセル）での業務システムの開発ならFiveSpot

「お客様の声」Vol.1でも登場してくださいましたタツノコプロ様。前回、弊社で構築した【制作管理システム】は、アニメ作品の進捗を管理するというもので、全て手書きで行なっていた発注伝票をデータ化して、作業の手間を画期的に削減できたというご意見をいただきました。その後、次の段階として考えられていた、予算・実績管理をする経理的な機能を追加し、実際に運用を開始。そのセクションの責任者である吉田様にお話を伺いました。

Q1.今回のシステム開発を希望されてから運用までの期間はどのくらいでしたか？

元々の進捗管理機能が完全に出来上がってから、経理機能を加えていただいたのですが、FiveSpotさんに発注をしたのが昨年の2月くらい。そこから3～4ヶ月後の6、7月には運用を開始しました。まだ運用してから1年経っていませんが、少しずつ改善箇所を直しながら進めています。

Q2.【制作管理くん】のシステムで、スケジュールの進捗管理だけでなく、予算・実績管理の機能を追加しようと思った理由を教えてください。

進捗管理システムのおかげで、以前、手書きだった発注伝票が自動的に出力されるので、手間やミスがなくなり、データも残るようになりました。同様に、経理データを管理できるようになれば、支払いに関わるミスや漏れを防ぐ事ができるという理由が1つです。
アニメーション業界は個人事業主のお取り引き先も多く、発注数も多いので、月末や月初に仕事が集中します。請求書が上がってくるのが遅れた場合や、誤った内容で出される場合もあります。たとえば、単価が誤って請求されていたり、作品が放映される前に請求書が届いていたり…これまでは弊社の担当者に確認する作業が必要で、その担当者が不在のときには、なかなか経理作業が進まないということもあり、無駄な時間が多かったのです。現在は制作のデータを使いつつ、同時に経理データに仕分けまで落とし込めることができるようになったので、時間的なロスだけでなく、入力ミスも防げるようになりました。
よくあったトラブルでは、発注先が、請求をかなり長い間、出し忘れるというケースがありました。これまでは私どもの手元で、請求書が出されてからの照らし合わせでしたが、いまでは先方から請求書が届いていなくても、先にチェックができるので助かります。

Q3.そのほか、経理機能の中で便利だと感じられた部分はどこでしょうか？

Q4.今回のシステム開発で特徴的な部分は、「按分機能」であると聞いていますが、どのようなものでしょうか。

はい、これまでは会計システムに取り込んだ総額データを、手作業で簡易に按分していたのですが、発注の内容ごとに按分できるようになりましたので、たとえば、Aさんに50万円、1～5話までに○○円、と自動的に細かく振り分ける計算もできるようになりました。

Q5.運用後に改修が必要になった箇所はありましたか？また、今後加わったらよいなと思っているシステムがありますか？

1話ごと、あるいは行程ごとに集計を行えるように改修していただきました。検収段階で課題がまだいくつかありますが、いまのところは問題なく進んでいます。
今後は本編制作以外に描きおこしたものの発注…たとえばDVDのパッケージであるとか、雑誌やポスターなどをさしますが、これらの「版権」に関わる管理機能の開発を考えています。

インタビュアー
STUDIO BYBROS　浦川 園実
http://www.studio-bybros.com/